Open space. Nástroj na zvýšení efektivnosti?

Naprostá většina nově budovaných administrativních prostor je realizována formou open space. V prostředí bez zděných přepážek a stěn, v jednom velkém prostoru, pracují mnohdy desítky zaměstnanců. Tento fenomén přispívá ke zvýšení výkonnosti, pružnosti komunikace, zároveň je zdrojem stresu a mnoha konfliktů mezi zaměstnanci.

Proč open space?

Společnosti mají různé důvody pro zavádění open space uspořádání. Prvním z nich jsou náklady: prostory, kde nejsou zdi, dveře, je méně topných těles apod., mohou nabídnout o pětinu nižší výdaje.

Zároveň variabilita jejich uspořádání je podstatně vyšší a případné rozdělení zaměstnanců – kdo kde sedí a vedle koho – může být velmi pružně regulováno. Hlavním důvodem je ovšem tlak na vyšší pracovní výkonnost.

Studie open space vyzdvihují

Studie z roku 1996 přinesla výsledky, podle kterých je tento nárůst opravdu dramatický: výkon se zvýší až o 440 %. Důvod je jednoduchý. Práce v otevřeném prostoru na rozdíl od vlastní kanceláře výrazně eliminuje zahálení. Ostatní zaměstnanci i nadřízení mají podstatně lepší přehled, kolik času pracující tráví v zaměstnání, kterým činnostem se věnují.

V takové situaci nebude snadné pustit si počítačovou hru nebo se delší dobu věnovat nepracovním činnostem. Vliv open space na výkonnost je způsoben i dalšími mechanismy: těsnější komunikace, práce jednoho týmu pohromadě – zvláště, je-li open space adekvátně uspořádán. Lidé mají možnost se bezprostředně na svého kolegu obrátit; v případě příznivého složení týmu to vede k významně pružnější a rychlejší spolupráci.

Jak je to s adaptací?

Adaptace na open space je přes uvedené přínosy pro leckoho složitá. Zejména při stěhování pracovníků v rámci jedné organizace, kteří byli zvyklí pracovat v rozdělených kancelářích a nyní mají být v jedné velké hale, přináší velkou míru stresu, frustrace, nespokojenosti.

Adaptaci je nutno věnovat adekvátní pozornost. Znamená to nejen správně komunikovat důvody a výhody nového uspořádání, ale i zapojení zaměstnanců do rozhodování o uspořádání pracoviště a jeho vzhledu. Nemalou roli hraje také správné nastavení pravidel.

Open space má ale i nevýhody

Open space přináší i nevýhody, které nelze pominout. Jedná se o jeden z největších zdrojů stresu. Hlučnost, ruch, který způsobuje nemožnost koncentrovat se na práci, teplotní rozdíly a permanentní sociální tlak některé zaměstnance vedou k závěru, že nejsou schopni v takových podmínkách pracovat.

Bylo zjištěno, že open space přispívá k vyšší míře fluktuace. Opustit svou vlastní kancelář, kterou si pracovník uspořádal k obrazu svému, není tak snadné jako opustit anonymní velký prostor. Mnozí zaměstnanci si neumějí představit, že nebudou mít ani chvilku na odpočinek, že jsou neustále pod dohledem. Toto nebezpečí se dá snížit jednak vhodným uspořádáním prostoru (odpočinkové zóny, dostatek prostoru pro každého, zavedení prostorových koridorů, zástěny rozdělující open space na menší prostory), ale i nastavením a dodržováním pravidel chování v open space.